L'Assemblée charge le Secrétariat de prendre les mesures suivantes :
1. Lorsque l'Assemblée est en session, seuls les documents suivants doivent être déposés dans les casiers des Représentants : procès-verbaux, comptes rendus des débats, bulletins, documents des commissions dont le Représentant est membre, et liste quotidienne des documents qui peuvent être mis à la disposition des Représentants.
2. Lorsque l'Assemblée n'est pas en session, seuls les documents suivants doivent être adressés aux Représentants : projets d'ordre du jour, documents des commissions dont le Représentant est membre et liste périodique des autres documents qui peuvent être mis à la disposition des Représentants.
3. Pendant les séances de l'Assemblée, des dossiers contenant tous les documents afférents à la séance en cours doivent être déposés sur les tables placées aux entrées de la salle des séances.
4. Tous les autres documents sont remis aux Représentants sur demande.
Exposé des motifs
Le présent projet de directive a pour but de diminuer la masse de documents imposée chaque jour aux Représentants, de faciliter leur participation aux débats de l'Assemblée et de réduire les dépenses. Avec le mode de distribution actuel, les Représentants reçoivent un grand nombre de documents qui ne les concernent pas directement. Grâce aux dispositions prévues dans le projet de directive, les Représentants sauraient quels sont les documents de l'Assemblée qui peuvent être mis à leur disposition, et ils pourraient choisir ou consulter plus commodément les documents qui les intéressent. Au moment de pénétrer dans la salle des séances, ils trouveraient, à portée de la main, les documents sur lesquels doit porter la discussion. Les Représentants bénéficieraient ainsi d'un service amélioré, en même temps que des économies de papier seraient réalisées. Ces dispositions visent les documents officiels du Conseil de l'Europe et ne concernent pas les autres documents, non-officiels, qui peuvent être distribués aux Représentants.