Dispositions
complémentaires relatives aux documents
Dispositions
complémentaires relatives aux documents
i.Diffusion
et classification des documents de l’Assemblée et des commissions
1. Tous les documents
de l’Assemblée Parlementaire qui ne font pas l’objet d’une classification
particulière sont publics.
2. Cela s’applique
en particulier aux comptes-rendus in extenso de débats de l’Assemblée (CR),
procès-verbaux des séances plénières (PV) aux documents de séance
y compris les rapports, les questions, communications, etc. (Doc.),
les textes adoptés, ordres du jour, documents d’information (AS/Inf),
l’Annuaire de l’Assemblée et d’autres publications. Cela s’applique également
à tous les documents de commission portant la référence AS/… sauf
décision contraire de la commission ou de l’organe compétent.
3. Ces documents
sont librement accessibles et peuvent être librement cités. Autant
que possible ils peuvent être recherchés sur le site de l’Assemblée
Parlementaire.
4. Les projets de
procès-verbaux des réunions du Bureau et des commissions devraient
toujours être classés « confidentiel », au moins jusqu’à leur adoption
à la réunion suivante du Bureau ou de la commission concernée, après
lesquelles ils peuvent être communiqués sur demande.
5. Si une commission
décide de classer certains de ses documents de travail, les possibilités suivantes
existent:
Les documents à diffusion restreinte
sont déclassifiés un an après leur production. Ils peuvent être
communiqués sur demande et sous la responsabilité de la commission
concernée ou du Secrétaire général de l’Assemblée, mais ne peuvent
être cités publiquement sauf autorisation spéciale.
Les documents confidentiels sont déclassifiés
dix ans après leur publication. Sauf décision contraire du Président
de l’Assemblée ou de la commission concernée, ils ne sont remis
qu’aux membres de l’organe qu’ils concernent, ainsi qu’à certains
de leurs collaborateurs et ne doivent pas être cités.
Les documents secrets sont déclassifiés
trente ans après leur publication. Un registre répertoriant les
copies numérotées qui en sont faites sera tenu auprès du secrétariat
concerné.
6. Toutefois, en
cas de demande dûment justifiée, le Président a autorité, après
consultation du Bureau, ou du Président de la commission concernée,
de permettre la consultation de tous les documents de ces catégories.
ii.Distribution
de documents non officiels
(Réglementation adoptée par le Bureau de l’Assemblée
le 6 décembre 1976)
1. Sont considérés
comme documents non officiels tous ceux qui n’émanent pas d’un organe ou
d’une autorité du Conseil de l’Europe agissant ès-qualité
,
ou d’un organisme extérieur sollicité à cette fin par un tel organe
ou une telle autorité.
2. Il s’agit, en
particulier, de documents présentés à titre personnel par des membres
de l’Assemblée, de communications spontanées de gouvernements ou
d’autres autorités d’États non membres, d’organisations non gouvernementales,
d’articles de presse, etc.
3. Ces documents
ne doivent pas être présentés ou reproduits sur du papier à en-tête « Conseil
de l’Europe – Assemblée parlementaire ».
4. Les services du
Secrétariat Général mis à la disposition de l’Assemblée, qu’il s’agisse
du Secrétariat de l’Assemblée ou de services généraux, ne doivent
pas assurer la diffusion de documents non officiels.
5. Toutefois, le
Président de l’Assemblée peut autoriser, lorsqu’il l’estime opportun,
et le cas échéant après consultation des membres du Bureau et/ou
des Présidents des groupes politiques, des délégations nationales
et des commissions intéressées, la distribution dans les cases individuelles
des représentants et des suppléants, d’un document non officiel
dont un stock lui aurait été remis. Il peut également demander au
Secrétaire Général du Conseil de l’Europe d’autoriser les services
techniques à apporter leur concours à la reproduction d’un tel document.
Délégation peut être donnée en ces matières au Secrétaire général
de l’Assemblée.
6. En outre, si de
tels documents sont adressés nominativement aux membres de l’Assemblée,
ils sont remis au Service de la distribution pour diffusion dans
les cases individuelles.
