À la lumière de la situation causée par la pandémie de covid-19, la commission du Règlement, des immunités et des affaires institutionnelles propose de modifier le Règlement pour permettre à l’Assemblée parlementaire de tenir des sessions plénières en mode hybride ou à distance dans des circonstances exceptionnelles, afin de garantir la permanence de son action en tant que forum paneuropéen de dialogue interparlementaire.
Lorsque des circonstances exceptionnelles, dûment définies, ne permettent pas la tenue d’une partie de session en présence physique de tous les membres, l’Assemblée peut recourir à des procédures alternatives lui permettant de se réunir en mode hybride ou à distance. Ces modalités alternatives d’organisation des parties de session doivent également lui permettre d’honorer ses obligations statutaires ou conventionnelles en matière d’élections.
Le Règlement existant devrait continuer à s'appliquer pleinement, à l'exception d'un certain nombre de dispositions spécifiques qui seraient prises s’agissant notamment des délais de transmission des pouvoirs, de la notification des suppléances, du dépôt d'amendements et des listes des orateurs, ainsi que du temps de parole lors des débats.
Lorsque l'Assemblée ne peut se réunir qu’en mode hybride ou à distance en raison de circonstances exceptionnelles, le Bureau pourrait également décider de recourir à la nouvelle procédure électorale complémentaire pour l'élection des juges à la Cour européenne des droits de l'homme, des hautes personnalités du Conseil de l’Europe, ou du Président et des Vice-présidents de l’Assemblée, l’Assemblée procédant alors à ces élections par un vote électronique individuel ou par correspondance.
«1. Dans des circonstances exceptionnelles ne permettant pas la tenue d’une partie de session dans les conditions normales, en présence physique de tous les membres, le Bureau de l’Assemblée peut convoquer une partie de session qui se tiendra de manière hybride (participation combinée à distance et en présentiel des membres) ou par des moyens électroniques de communication à distance. L’initiative d’une telle convocation peut être prise par le Président de l’Assemblée, par le Comité présidentiel ou à la demande d’au moins un tiers des délégations nationales représentant la moitié au moins des membres de l’Assemblée. Il appartient au Bureau de déterminer l’existence de circonstances exceptionnelles et de décider de la manière dont la partie de session se tiendra (de manière hybride ou par des moyens électroniques de communication à distance). La décision du Bureau est prise à la majorité simple des suffrages exprimés avec un quorum d'un tiers des membres.
2. Les circonstances exceptionnelles se rapportent à des événements tels qu’un conflit armé ou des actes de guerre, des actes de terrorisme, des troubles à l’ordre public de nature politique ou sociale (émeute, insurrection), une crise sanitaire majeure, une pandémie ou une épidémie, une catastrophe naturelle, environnementale ou technologique, qui, par leur ampleur et leur gravité inhabituelles, sont de nature à exposer les membres de l’Assemblée à un danger direct et immédiat ou à un risque potentiel, susceptible de nuire à leur sécurité, leur sûreté ou leur santé, ou à constituer une entrave sérieuse à leur déplacement au siège du Conseil de l'Europe.
3. Lorsqu’il établit le projet d’ordre du jour d’une partie de session qui se tiendra de manière hybride ou à distance, conformément à l’article 27.3, le Bureau en fixe les dates et la durée, en tenant compte des contraintes organisationnelles et techniques.
4. Les dispositions réglementaires existantes qui régissent le fonctionnement de l’Assemblée s'appliquent pleinement aux parties de session et séances de l’Assemblée qui se tiennent de manière hybride ou à distance, sauf dispositions spécifiques suivantes:
- les pouvoirs des représentants et des suppléants doivent être transmis au Président de l’Assemblée au plus tard une semaine avant l’ouverture d’une partie de session (article 6.1); une délégation qui ne respecterait pas ce délai pourra présenter ses pouvoirs lors de la partie de session ou la réunion de la Commission permanente suivante;
- lors d’une contestation des pouvoirs non encore ratifiés d’une délégation (articles 7.1 et 8.1), le président d’une séance qui se tiendra de manière hybride ou à distance invitera les membres qui soutiennent la contestation à indiquer leur soutien en utilisant le système de vote existant;
- la participation des suppléants autorisés à siéger et à voter à la place de représentants absents sera notifiée au plus tard trois jours ouvrés avant l’ouverture d’une partie de session et pour toute la durée de cette partie de session (articles 12 et 40.1);
- s’agissant de la procédure d'amendement (article 34):
• les amendements doivent être déposés au moins deux jours ouvrés avant l’ouverture de la séance concernée et les sous-amendements doivent l’être avant le début de la séance qui précède la séance concernée;• les amendements qui comporteront une signature manuscrite scannée ou une signature électronique seront recevables;• le président de séance fera une interprétation stricte de l’article 34.7.a sur la prise en considération des amendements oraux;• les membres qui s’opposeront à la prise en considération d’un amendement oral ou d’un sous-amendement oral indiqueront leur position en utilisant le système de vote disponible;• si une commission n’a pas été en mesure de prendre position sur les amendements déposés à son rapport, la parole sera donnée au rapporteur;- l’application de l’article 29.2 (et de l’article 30.2 pour les commissions) sur l’interprétation simultanée en séance dans une langue autre que les langues officielles ou de travail est suspendue;
- l’application des articles 40.4 à 40.8 est suspendue s’agissant de la procédure d’appel nominal, et, si cela n’est techniquement pas faisable, de l’affichage des résultats dans la salle des séances et la publication automatique des votes individuels des membres sur le site internet de l’Assemblée;
- lors d’une demande de vérification du quorum (article 42), le président de séance invitera les membres qui soutiennent la demande (au moins un sixième des représentants composant l’Assemblée qui sont autorisés à voter, appartenant à cinq délégations nationales au moins) à indiquer leur soutien en utilisant le système de vote disponible;
- l’inscription des membres sur la liste des orateurs (article 35.2), qu’ils siègent en présentiel dans l’hémicycle ou à distance, s’effectuera par le même système électronique en vigueur; la liste des orateurs sera close 24 heures avant l’ouverture de la séance concernée;
- la gestion de la liste des orateurs appelés à prendre la parole à distance, ou à distance et en présentiel à la fois, devra respecter strictement les critères d’équilibre politique, géographique, national, et des sexes; le Président de l’Assemblée établira la liste des orateurs pour chaque débat en appréciant l’application de ces critères;
- le temps de parole lors des séances est modifié comme suit: les rapporteurs disposent de 10 minutes pour présenter leur rapport et de 3 minutes pour la réplique; les membres ont 1 minute pour les questions aux personnalités invitées, la présentation d’un amendement ou une motion de procédure (le temps de parole des orateurs, des rapporteurs pour avis et des présidents de commission restant inchangé à 3 minutes);
- les discours non prononcés (article 31.2) ne pourront être publiés au compte-rendu que si les orateurs inscrits, connectés à distance, peuvent faire état de leur présence effective pendant le débat concerné au moment où celui-ci est clôturé.»;
«Dans des circonstances exceptionnelles ne permettant pas la tenue de réunions des commissions dans les conditions normales, en présence physique de tous les membres, le Bureau de l’Assemblée peut décider, pour une période définie, que les réunions des commissions se tiendront de manière hybride (participation combinée à distance et en présentiel des membres) ou par des moyens électroniques de communication à distance. La décision du Bureau est prise à la majorité simple des suffrages exprimés avec un quorum d'un tiers des membres.
Les dispositions réglementaires existantes qui régissent le fonctionnement des commissions s'appliquent pleinement aux réunions qui se tiennent de manière hybride ou à distance, sauf dispositions spécifiques. Les deuxième, quatrième et cinquième phrases de l’article 47.2 ne sont pas applicables. Pour toute décision [note de bas de page], les commissions utilisent le système de vote électronique disponible. Les Règles d’accès, de circulation et de sécurité dans l’enceinte du Conseil de l’Europe pendant les sessions de l’Assemblée parlementaire et les réunions des commissions et sous-commissions de l’Assemblée s’appliquent mutatis mutandis.»
Note de bas de page: «Liste des décisions concernées:
- désignation d’un rapporteur (article 50.1) ou d‘un rapporteur général (article 50.7)
- approbation d’un rapport et adoption du ou des projets de texte qu’il contient (articles 50.2 et 50.5)
- approbation d’un addendum à un rapport (article 50.5)
- approbation d’un avis et d’amendements à un rapport d’une autre commission (article 45.4)
- examen des amendements présentés à un rapport de la commission (article 34.9)
- adoption d‘une proposition de résolution ou de recommandation (article 25.2)
- constitution d’une sous-commission permanente ou ad hoc (article 49.2)
- élection du président ou d’un vice-président de commission (articles 46 et 47.3)
- destitution du président ou d’un vice-président de commission (articles 55 et 47.3)
- demande de procédure d’urgence (articles 51.1 et 52.1) ou de débat d’actualité (articles 53.2 et 53.6)
- adoption d’une déclaration
- demande d’avis à la Commission de Venise
- recommandation d’un candidat à la fonction de juge à la Cour européenne des droits de l’homme
- décisions relatives à la mise en œuvre des mesures prises dans le cadre du Code de conduite des membres de l’Assemblée
- demande d’ouverture d’une procédure de suivi des obligations et engagements d’un État membre.»
«Dans des circonstances exceptionnelles ne permettant pas la tenue d’une réunion dans les conditions normales, en présence physique de tous les membres, le Président de l’Assemblée peut convoquer une réunion du Bureau qui se tiendra de manière hybride (participation combinée à distance et en présentiel des membres) ou par des moyens électroniques de communication à distance.
Le Bureau de l’Assemblée peut décider, dans les mêmes circonstances et pour une période définie, que les réunions du Bureau et de la Commission permanente se tiendront de manière hybride (participation combinée à distance et en présentiel des membres) ou par des moyens électroniques de communication à distance. La décision du Bureau est prise à la majorité simple des suffrages exprimés avec un quorum d'un tiers des membres.
Pour toute décision, le Bureau et la Commission permanente utilisent le système de vote électronique disponible.».
«Dans des circonstances exceptionnelles ne permettant pas la tenue d’une réunion dans les conditions normales, en présence physique de tous les membres, le Président de l’Assemblée peut convoquer une réunion du Comité mixte qui se tiendra de manière hybride (participation combinée à distance et en présentiel des membres) ou par des moyens électroniques de communication à distance».
«1. Lorsque des circonstances exceptionnelles ne permettent pas la tenue d’une partie de session de l’Assemblée dans les conditions normales, en présence physique de tous les membres, et rendent impossible la tenue d’une élection par scrutin secret prévue lors de ladite partie de session selon la procédure normale, le Bureau de l’Assemblée peut décider que le scrutin se tiendra par vote électronique individuel ou par correspondance, pour autant que les conditions de sécurité, de confidentialité et d'accessibilité qu'il juge nécessaires soient garanties. La décision du Bureau est prise à la majorité simple des suffrages exprimés avec un quorum d'un tiers des membres.
2. Cette procédure électorale alternative doit offrir les plus grandes garanties de transparence, d’accessibilité, de sécurité (y compris de protection des données), de confidentialité, de sincérité des résultats et une crédibilité totale et incontestable du vote. Elle doit garantir l’égalité des droits et de traitement des membres et des délégations de l’Assemblée ainsi que les candidats soient à armes égales.
3. Dans les mêmes circonstances, le Bureau peut décider qu’il sera procédé à l'élection du Président et des Vice-Présidents de l'Assemblée (articles 15 et 16) par scrutin secret en utilisant le système de vote électronique.
4. Procédure d’élection par vote électronique individuel:
- lorsqu’il établit le projet d’ordre du jour d’une partie de session de l’Assemblée, le Bureau de l’Assemblée fixe la date et les horaires de l’élection;
- le registre des votants est établi sur la base de la liste des membres qui composent l’Assemblée lors de la partie de session concernée (représentants et suppléants dûment autorisés qui auront été notifiés pour la séance concernée dans le délai prescrit [voir paragraphe 8.1.4 – au plus tard trois jours ouvrés avant l’ouverture d’une partie de session]; ceux-ci communiquent au secrétariat leur adresse électronique ainsi que leur numéro de téléphone portable personnels;
- un registre des votants unique est établi pour l’ensemble des scrutins organisés le même jour;
- une délégation ne peut avoir plus de membres votants qu’elle ne détient de sièges à l’Assemblée;
- si un second tour est organisé, le registre des votants est établi sur la même base et inclut les représentants et les suppléants dûment autorisés qui auront été notifiés pour la séance concernée dans le délai prescrit;
- les membres recevront, par courrier électronique adressé à leur messagerie personnelle, les curriculums des candidats, ainsi que, pour l’élection d’un juge, les recommandations de la commission sur l’élection des juges à la Cour européenne des droits de l'homme;
- les membres recevront des instructions détaillées par avance et seront informés par courrier électronique de l’ouverture du ou des scrutins; la connexion à la plateforme de vote suivra une procédure sécurisée (entrée d’un code unique reçu par courrier électronique ou par SMS sur le téléphone portable, ainsi que d’une adresse électronique personnelle); un courrier électronique les informera de la clôture du ou des scrutins;
- en cas de pluralité de scrutins, les opérations de vote se dérouleront simultanément; les membres auront accès à chaque scrutin séparément, mais ils peuvent décider de ne participer qu’à l’un ou l’autre seulement de ces scrutins;
- à la clôture du ou des scrutins, les résultats seront communiqués aux scrutateurs désignés par les groupes politiques (à raison d’un scrutateur par groupe désigné à l’avance parmi ses membres);
- le Président de l’Assemblée annoncera publiquement les résultats au plus tôt; ceux-ci seront publiés sur le site internet de l’Assemblée, avec la liste des membres ayant pris part au(x) scrutin(s);
- une assistance technique sera fournie par le secrétariat du Conseil de l'Europe aux membres pendant la durée du processus de vote.
5. Procédure d’élection par vote par correspondance:
- le Bureau de l’Assemblée établit le calendrier de déroulement de l’élection et les délais pour chaque phase des opérations (y compris en prenant en compte l’organisation éventuelle d’un second tour);
- chaque délégation nationale arrête les noms des membres (représentants ou suppléants dûment autorisés) qui auront le droit de vote pour un scrutin donné et notifie au secrétariat de l’Assemblée la liste de ces noms, afin d’établir le registre des votants; une délégation ne peut désigner plus de membres votants qu’elle ne détient de sièges à l’Assemblée;
- le service de la Séance adressera à chaque membre ainsi désigné, via la délégation, le matériel de vote par correspondance, à savoir les bulletins de vote et les enveloppes, les déclarations sur l’honneur et les enveloppes d’expédition en retour, en autant d’exemplaires que de membres de la délégation ayant le droit de vote; l’envoi à toutes les délégations par le service de la Séance sera effectué par le biais de la même entreprise de transport international (par exemple DHL, UPS ou Chronopost);
- les membres recevront, par courrier électronique adressé à leur messagerie personnelle, les curriculums des candidats, ainsi que, pour l’élection d’un juge, les recommandations de la commission sur l’élection des juges à la Cour européenne des droits de l'homme;
- les bulletins de vote et les enveloppes envoyés seront strictement identiques pour tous les membres et toutes les délégations et ne comporteront aucun signe distinctif, de sorte à assurer la parfaite confidentialité du vote;
- chaque membre ayant le droit de vote devra remplir le bulletin reçu, le glisser dans l’enveloppe fournie et la cacheter, et signer la déclaration sur l’honneur;
- un pli scellé, regroupant toutes les enveloppes contenant les bulletins de vote des membres de la délégation habilités à voter, ainsi que leurs déclarations sur l’honneur, sera envoyé au Président de l’Assemblée parlementaire par le biais d’une entreprise de transport international, sous la responsabilité du/de la président·e du parlement national concerné, qui attestera de la régularité du scrutin au niveau de la délégation;
- l’ouverture des plis scellés et le dépouillement sera effectué au secrétariat de l’Assemblée, à une date fixée par le Bureau de l’Assemblée, sous la supervision des scrutateurs désignés par les groupes politiques (à raison d’un scrutateur par groupe, désigné à l’avance parmi ses membres) et physiquement présents à Strasbourg, qui seront responsables de l’ouverture des enveloppes et pourront certifier que les opérations de dépouillement et de décompte des résultats respectent strictement les règles, notamment de confidentialité du vote;
- un pli scellé, regroupant les bulletins de vote de plusieurs membres d’une délégation et qui contiendrait plus de bulletins qu’il n’y a de noms sur le registre des votants de la délégation, ou plus de bulletins qu’il n’y a de déclarations sur l’honneur jointes, entraîne l’annulation de tous les votes de la délégation concernée;
- le Président de l’Assemblée annoncera publiquement les résultats au plus tôt; ceux-ci seront publiés sur le site internet de l’Assemblée;
- le registre des votants est mis à disposition de tout membre de l’Assemblée, ainsi qu’à tout candidat, qui en fait la demande;
- les dispositions précédentes s’appliquent à l’organisation d’un second tour.»
«Dans des circonstances exceptionnelles ne permettant pas la tenue d’une partie de session dans les conditions normales, en présence physique de tous les membres, le Bureau de l’Assemblée peut convoquer une partie de session qui se tiendra de manière hybride (participation combinée à distance et en présentiel des membres) ou par des moyens électroniques de communication à distance. L’initiative d’une telle convocation peut être prise par le Président de l’Assemblée, par le Comité présidentiel ou à la demande d’au moins un tiers des délégations nationales représentant la moitié au moins des membres de l’Assemblée. Il appartient au Bureau de déterminer l’existence de circonstances exceptionnelles et de décider de la manière dont la partie de session se tiendra (de manière hybride ou par des moyens électroniques de communication à distance). La décision du Bureau est prise à la majorité simple des suffrages exprimés avec un quorum d'un tiers des membres.»
«Les circonstances exceptionnelles se rapportent à des événements tels que un conflit armé ou des actes de guerre, des actes de terrorisme, des troubles à l’ordre public de nature politique ou sociale (émeute, insurrection), une crise sanitaire majeure, une pandémie ou une épidémie, une catastrophe naturelle, environnementale ou technologique, qui, par leur ampleur et leur gravité inhabituelles, sont de nature à exposer les membres de l’Assemblée à un danger direct et immédiat ou à un risque potentiel, susceptible de nuire à leur sécurité, leur sûreté ou leur santé, ou à constituer une entrave sérieuse à leur déplacement au siège du Conseil de l'Europe.»
«Réunions des commissions en mode hybride ou à distance – Dans des circonstances exceptionnelles ne permettant pas la tenue de réunions des commissions dans les conditions normales, en présence physique de tous les membres, le Bureau de l’Assemblée peut décider, pour une période définie, que les réunions des commissions se tiendront de manière hybride (participation combinée à distance et en présentiel des membres) ou par des moyens électroniques de communication à distance. La décision du Bureau est prise à la majorité simple des suffrages exprimés avec un quorum d'un tiers des membres.
Les dispositions réglementaires existantes qui régissent le fonctionnement des commissions s'appliquent pleinement aux réunions qui se tiennent de manière hybride ou à distance, sauf dispositions spécifiques. Les deuxième, quatrième et cinquième phrases de l’article 47.2 ne sont pas applicables. Pour toute décision [note de bas de page, voir paragraphe 32], les commissions utilisent le système de vote électronique disponible. Les Règles d’accès, de circulation et de sécurité dans l’enceinte du Conseil de l’Europe pendant les sessions de l’Assemblée parlementaire et les réunions des commissions et sous-commissions de l’Assemblée s’appliquent mutatis mutandis.»
«Réunions du Bureau et de la Commission permanente en mode hybride ou à distance – Dans des circonstances exceptionnelles ne permettant pas la tenue d’une réunion dans les conditions normales, en présence physique de tous les membres, le Président de l’Assemblée peut convoquer une réunion du Bureau qui se tiendra de manière hybride (participation combinée à distance et en présentiel des membres) ou par des moyens électroniques de communication à distance.
Le Bureau de l’Assemblée peut décider, dans les mêmes circonstances et pour une période définie, que les réunions du Bureau et de la Commission permanente se tiendront de manière hybride (participation combinée à distance et en présentiel des membres) ou par des moyens électroniques de communication à distance. La décision du Bureau est prise à la majorité simple des suffrages exprimés avec un quorum d'un tiers des membres.
Pour toute décision, le Bureau et la Commission permanente utilisent le système de vote électronique disponible.».
«Réunions du Comité mixte en mode hybride ou à distance – Dans des circonstances exceptionnelles ne permettant pas la tenue d’une réunion dans les conditions normales, en présence physique de tous les membres, le Président de l’Assemblée peut convoquer une réunion du Comité mixte qui se tiendra de manière hybride (participation combinée à distance et en présentiel des membres) ou par des moyens électroniques de communication à distance».