Accès
au Palais de l'Europe et utilisation des locaux
Accès
au Palais de l'Europe et utilisation des locaux
i.Règles d’accès, de circulation et de
sécurité dans l’enceinte du Conseil de l’Europe pendant les sessions
de l’Assemblée parlementaire et les réunions des commissions et
sous-commissions de l’Assemblée
(adoptées par le Bureau de l’Assemblée le 22 novembre
2018)
Les règles ci-après s’appliquent à l’ensemble des lieux où
se tiennent les sessions de l’Assemblée et les réunions de ses commissions,
en particulier au Palais de l’Europe et au Bureau du Conseil de
l'Europe à Paris, sauf spécification contraire.
I. Accès
au Conseil de l’Europe et circulation dans les locaux du Conseil
de l’Europe
1. L’accès aux locaux du Conseil de l'Europe
et en particulier au Palais de l’Europe est régi par les règles
générales édictées par le Secrétaire Général du Conseil de l'Europe
et le Directeur général de l’administration. Toutefois, pendant
les sessions de l’Assemblée parlementaire, les règles spécifiques
ci-après sont applicables. Les mêmes règles sont applicables aux
autres locaux du Conseil de l’Europe, pour les réunions des commissions
et sous-commissions.
2. Les
règles générales relatives à la sécurité, ainsi que les règles subsidiaires,
édictées par le Secrétaire Général du Conseil de l'Europe et le
Directeur général de l’administration s’appliquent au contrôle de
l’accès aux locaux du Conseil de l’Europe, à la circulation à l’intérieur des
dits locaux, et régissent les questions relatives à la délivrance
et au port du badge d’accès, aux contrôles de sécurité, aux restrictions
de déplacement, au port d’armes et à la protection des hautes personnalités
en visite officielle.
3. L’application des mesures
de sécurité et de sûreté relève des agents mandatés à cet effet par
le Secrétaire Général du Conseil de l'Europe, conformément à l’arrêté
n° 1388 du 21 février 2017 sur le cadre des responsabilités en matière
de sécurité. Pendant les sessions de l’Assemblée, cette responsabilité
sera exercée en étroite coopération avec le/la Secrétaire Général(e)
de l’Assemblée parlementaire.
4. Des badges d'accès sont
délivrés aux membres de l’Assemblée, des délégations d’observateurs,
de partenaires pour la démocratie et d’invités spéciaux, aux secrétaires
des délégations nationales et aux tiers conformément aux règles
établies par le Directeur général de l’administration, en accord
avec le/la Secrétaire Général(e) de l’Assemblée parlementaire. Le
port du badge est obligatoire.
5. Toute demande
d’un parlementaire d’être accompagné d’un garde du corps sera soumise au
Président/à la Présidente de l’Assemblée. Cette personne n’aura
toutefois accès ni à la salle des séances ni aux salles de réunion.
6. Le port d’armes et les gardes
du corps armés ne sont pas autorisés dans l’enceinte de l’Assemblée.
Toute demande de dérogation, pour des cas exceptionnels, devra être
adressée par écrit au/à la Secrétaire Général(e) du Conseil de l'Europe,
qui prendra la décision en accord avec le/la Président(e) de l’Assemblée
parlementaire.
Palais
de l’Europe
7. Les zones de circulation
et le droit d’accès aux différents lieux de travail dans les locaux du
Conseil de l’Europe (salle des séances, salles de réunions, bureaux
des délégations nationales, des représentations permanentes, etc.)
et à d’autres lieux (cafétéria, restaurants, etc.) sont déterminés
par l’attribution de badges différenciés pour chaque catégorie de
personnes. Le badge doit être utilisé exclusivement par la personne
à laquelle il a été attribué, dans le strict respect des zones auxquelles
il donne accès. La personne concernée est seule responsable de l’usage
du badge qui lui a été attribué.
8. Toutes les demandes d’octroi
d’un badge d’accès émanant d’un parlementaire, d’une délégation,
d’un groupe politique ou d’une commission devront être adressées
exclusivement au/à la Secrétaire Général(e) de l’Assemblée parlementaire.
Les services du Protocole du Conseil de l'Europe n’instruiront aucune
demande de délivrance d’un badge au profit des membres de l’Assemblée,
de leur famille ou de leurs proches.
9. Aucun parlementaire ne peut
inviter plus de six personnes par jour, quelle que soit leur qualité
(membres de la famille, ami ou proche, électeur de la circonscription,
représentant de groupes d’intérêts). Le parlementaire concerné assume
l’entière responsabilité de la circulation et du comportement des
personnes en question, ainsi que de leur départ du bâtiment. Toute
demande pour un groupe de visiteurs plus nombreux sera adressée
au service des visites du Conseil de l'Europe.
10. Pour l’organisation d’une
manifestation/side-event, la demande de badge sera effectuée exclusivement
par un parlementaire, une délégation nationale, un groupe politique
ou une commission. Pas plus de 30 personnes ne peuvent être invitées
à une manifestation/side-event.
11. Aucun badge ne sera délivré
pour une durée supérieure à une journée, à l’exception des assistants
parlementaires et fonctionnaires des parlements nationaux appelés
à renforcer les délégations parlementaires et les groupes politiques,
ainsi que les membres honoraires de l’Assemblée et les invités officiels
des groupes politiques.
12. Une demande est à adresser
avant le mercredi qui précède la partie de session, et dans tous les
cas, au plus tard 24 heures ouvrées avant la date demandée, par
un formulaire de renseignement indiquant notamment l’identité du
demandeur, celle de l’invité et le lien avec le demandeur, ainsi
que les horaires précis pour lesquels l’accès est demandé.
Bureau
du Conseil de l'Europe à Paris
13. Lors des réunions des commissions
et des sous-commissions, l’accès est autorisé aux personnes mentionnées
au paragraphe 20 ci-dessous.
14. Se verront délivrer un
badge d’accès les experts et personnes invitées par le/la président(e) de
la commission/sous-commission (voir ci-dessous chapitre IV) dont
le nom aura été communiqué par le secrétariat de la commission concernée
au Bureau de Paris 24 heures ouvrées au moins avant la réunion.
Pour une réunion ouverte au public, en partie ou en totalité, la
liste des participants devra être communiquée 72 heures au moins
avant la réunion. Toute personne dont le nom n’aura pas été communiqué
dans les formes et délais prévus se verra interdire l’accès aux
locaux.
II. Accès
à la salle des séances (hémicycle)
15. L’article 23.1.
du Règlement du Règlement de l’Assemblée
doit être appliqué de manière à permettre l’accès à l’hémicycle
aux catégories de personnes suivantes
:
i. Membres
des délégations nationales
— représentants
et suppléants des délégations nationales, membres des délégations d’observateurs,
de partenaires pour la démocratie et d’invités spéciaux;
— membres des délégations
de parlements d’États non membres du Conseil de l'Europe relevant
d’un accord du Bureau;
— membres des délégations
des parlements participant aux débats annuels sur les activités
de l’OCDE.
ii. Représentants
gouvernementaux et du Comité des Ministres (article 58
du
Règlement)
— représentant
au Comité des Ministres et ministre du gouvernement d’un État membre;
— représentants
permanents ou leurs adjoints;
— représentants
d’États non membres ayant le statut d’observateurs auprès du Conseil
de l’Europe, ou ceux dont le parlement bénéficie du statut d’observateur,
de partenaires pour la démocratie ou d’invité spécial auprès de
l’Assemblée parlementaire;
— représentants d’États non
membres dont les parlements participent aux débats annuels sur les
activités de l’OCDE.
iii. Secrétariat
— Secrétaire Général(e)
de l’Assemblée parlementaire et agents du Secrétariat de l’Assemblée;
— Secrétaire Général(e)
du Conseil de l'Europe et Secrétaire Général(e) adjoint(e); membres
du Cabinet du/de la Secrétaire Général(e);
— secrétaires des
délégations nationales et des délégations d’observateurs, de partenaires
pour la démocratie et d’invités spéciaux;
— secrétaires des
groupes politiques;
— directeurs généraux
/directrices générales et directeurs/directrices du Conseil de l'Europe;
— Chef du Service du Protocole
et son adjoint(e);
— tout autre personnel appelé
à y faire son service.
iv. Autres personnes
— les personnalités invitées par le/la Président(e) ou par le/la
Secrétaire Général(e) de l’Assemblée parlementaire;
— le/la Commissaire aux droits
de l’homme du Conseil de l'Europe, le/la Président(e) du Congrès
des pouvoirs locaux et régionaux, le/la Président(e) de la Cour européenne
des droits de l'homme, le/la Président(e) de la Conférence des OING.
16. Toute demande d’accès devra
être soumise au/à la Secrétaire Général(e) de l’Assemblée parlementaire.
Il/elle pourra autoriser l’accès à l’hémicycle à d’autres agents
du Conseil de l'Europe sur demande (agents du Protocole, attachés
de presse de la Direction de la Communication) ou sur demande pour
un débat spécifique (membres du secrétariat du Comité des Ministres
lors de la communication du Comité des Ministres ou du secrétariat
du Commissaire aux droits de l’homme lors de la présentation de
son rapport annuel d’activités). Le/la Secrétaire Général(e) de
l’Assemblée parlementaire peut également donner l’accès à l’hémicycle
à des personnes accompagnatrices d’une personnalité invitée par
le/la Président(e) de l’Assemblée, ou par lui/elle-même.
III. Accès
à la tribune de la salle des séances (hémicycle)
17. Seules les personnes portant
un badge d'admission régulièrement délivré à cet effet par le service
de la sûreté et de la sécurité du Conseil de l’Europe sont admises
dans les tribunes. Priorité est accordée aux demandes d’accès visées
par le/la Secrétaire Général(e) de l’Assemblée.
18. Le public admis dans les
tribunes porte une tenue correcte, se tient assis et observe le
silence. Toute personne donnant des marques d'approbation ou de
désapprobation est expulsée sur-le-champ par les agents de sécurité.
IV. Accès
aux salles de réunion des commissions
19. L’article 48
du
Règlement de l’Assemblée doit être appliqué de la manière suivante:
— Les réunions
des commissions ne sont pas publiques.
— Une commission peut décider,
au plus tard au moment de l’adoption de l’ordre du jour de la réunion,
qu’une partie de sa réunion ou un point spécifique sera ouvert au public,
et de diviser l'ordre du jour en points accessibles et en points
interdits au public; seuls les points concernant une audition ou
un échange de vues avec des experts, des ministres ou membres d’un
gouvernement ou d’un parlement national, des représentants d’une
organisation internationale ou des représentants de la société civile
peuvent être ouverts au public.
— Une
commission peut décider de tenir tout ou partie d’une réunion à
huis clos, c’est-à-dire en l’absence de toute personne n’appartenant
pas à la commission ou à son secrétariat. La décision est prise
par le/la président(e) de la commission et figure dans le projet
d’ordre du jour envoyé aux membres, ou par la commission au plus tard
au moment de l’adoption de l’ordre du jour de la réunion concernée.
Le cas échéant un contrôle d’accès à la salle de réunion pourra
être exercé.
— La commission de suivi
et la commission sur l’élection des juges à la Cour européenne des
droits de l'homme se réunissent à huis clos, sauf en cas de réunion
jointe avec une autre commission ou d’une audition ou d’un échange
de vues si la commission en décide ainsi. Seuls leurs membres respectifs
y siègent.
20. Les personnes suivantes
ont accès aux réunions des commissions (à moins que le Règlement
n’en décide autrement)
:
— les membres des commissions et leurs suppléants;
— les autres membres de l’Assemblée,
observateurs, partenaires pour la démocratie et invités spéciaux,
ainsi que les délégations/représentations de parlements d’États non
membres du Conseil de l'Europe bénéficiant d’un accord du Bureau,
dans les commissions où ils sont autorisés;
— les secrétaires des délégations
nationales, dans la limite de deux secrétaires par délégation nationale,
à raison d’un fonctionnaire maximum pour chaque assemblée constitutive
du parlement national (pour les pays à parlements bicaméraux), ou
d’un seul secrétaire par délégation d’observateur, de partenaire
pour la démocratie ou d’invités spéciaux (dont le nom devra figurer
dans l’annuaire de l’Assemblée), les assistants fonctionnels attachés
auprès de parlementaires ayant une mobilité réduite, dans les commissions
où ils sont autorisés;
— les secrétaires des groupes
politiques, dans les commissions où ils sont autorisés;
— les membres du Comité des
Ministres ou tout autre ministre du gouvernement d’un État membre;
— les
Représentants permanents/Délégués des Ministres (y compris les chargés
d’affaires dûment notifiés au/à la Secrétaire Général(e) du Conseil
de l'Europe) ou l’un de leur adjoint, dont le nom sera, si possible,
notifié au préalable au/à la président(e) de la commission concernée;
seules les représentations permanentes des États membres du Conseil
de l'Europe peuvent se faire représenter (pas d’accès ni pour d’autres
représentants de missions diplomatiques d’États membres ou non-membres
ni pour des représentants d’organisations internationales, à moins
d’une autorisation spéciale de la commission concernée);
— le/la Secrétaire Général(e)
du Conseil de l'Europe et le/la Secrétaire Général(e) adjoint(e);
— le/la Secrétaire Général(e)
de l’Assemblée parlementaire et les agents du secrétariat de la
commission concernée;
— les autres agents du Secrétariat
de l’Assemblée parlementaire (sauf pour la commission de suivi,
la commission du Règlement, de l’éthique et des immunités et la
commission pour l’élection des juges à la Cour européenne des droits
de l'homme);
— à l’invitation du/de la
président(e) de la commission, le cas échéant pour un point précis
de l’ordre du jour: les directeurs généraux /directrices générales
et directeurs/directrices du Conseil de l'Europe; les secrétaires
des organes du Conseil de l'Europe (Comité des Ministres, Commissaire
aux droits de l’homme, Congrès des pouvoirs locaux et régionaux,
Cour européenne des droits de l'homme) et des comités directeurs
et comités d’experts du Conseil de l'Europe; le Cabinet du Secrétaire
Général; les représentants permanents ou ambassadeurs des États
qui ont une délégation d’observateurs, de partenaires pour la démocratie
ou d’invités spéciaux à l’Assemblée; les représentants d’autres
organisations internationales avec lesquelles l’Assemblée parlementaire
a un accord de coopération; les représentants de la Conférence des
OING; à raison d’une seule personne par comité ou organe; les invités
et experts pour une audition.
21. Les documents
d’une commission ne sont distribués qu’aux parlementaires qui ont
accès à la commission concernée.
22. Les règles ci-dessus s’appliquent
également aux réunions des commissions de l’Assemblée qui se tiennent
dans d’autres enceintes que le Conseil de l'Europe.
V. Bar
des parlementaires
23. Pendant les parties de
session de l’Assemblée, l’accès est réservé en priorité aux parlementaires,
à leurs invités, et aux personnes ayant accès à la salle des séances.
VI. Utilisation
des moyens de communication électroniques lors des séances et des
réunions
24. Les membres de l’Assemblée,
les personnes qui assistent ou participent à la séance ou à une
réunion font un usage raisonné du téléphone portable et des autres
moyens de communication électroniques et s’abstiennent de tout comportement
de nature à gêner le bon déroulement des débats.
Les personnes qui contreviennent à ces consignes seront invitées
à quitter la salle des séances ou la salle de réunion.
25. Les réunions des commissions
ne doivent pas être filmées ou enregistrées, même partiellement,
par les personnes qui y assistent ou y participent.
VII. Presse
et médias
26. Lors des sessions de l’Assemblée
les demandes d’accréditation de la presse et des médias sont gérées
par la Direction de la communication du Conseil de l'Europe, conformément
à la réglementation de celle-ci. Les journalistes et représentants
de la presse et des médias sont tenus d'observer strictement les
instructions de la Direction de la communication du Conseil de l'Europe
et de la Division de la communication de l’Assemblée. Le port du
badge est obligatoire.
27. Les activités médiatiques
ne doivent pas:
— compromettre la sécurité des personnes,
— nuire à l’ordre ou au bon
déroulement des activités ou à la libre circulation des personnes,
— nuire à la dignité des
personnes et porter atteinte à l'intimité de leur vie privée,
— endommager les biens et
équipements matériels,
— entraver la captation télévisuelle
faite par l’Assemblée.
28. Les journalistes et représentants
de la presse et des médias n’ont pas accès à l’hémicycle, à l’exception
des photographes accrédités par la Direction de la communication
du Conseil de l'Europe.
29. Tous les débats et discours
en séance plénière sont retransmis et enregistrés par le service audiovisuel
du Conseil de l'Europe. La prise d’images vidéo n’est pas permise
dans l'hémicycle, mais seulement depuis les tribunes.
30. La prise d’images et de
son n’est autorisée dans une salle de commission que lorsqu’une réunion
est ouverte à la presse. Pour les réunions qui ne sont pas ouvertes
à la presse, le/la président(e) de la commission peut donner son
accord pour une prise d’images et de son dans une salle de commission
avant l’ouverture de la réunion ou à la fin de celle-ci.
31. Les interviews ne doivent
être organisées ni dans l’hémicycle ni dans les salles de réunion des
commissions.
32. Les points presse se déroulent
dans les lieux prévus à cet effet, selon les indications fournies
par la Division de la communication de l’Assemblée. Seuls les journalistes
dûment accrédités ont le droit d’y assister.
33. Les conférences de presse
doivent être organisées de préférence en dehors des horaires des
séances plénières et des réunions de commission. Elles portent sur
des sujets qui relèvent du mandat de l’Assemblée ou font partie
du champ d’action du Conseil de l'Europe. Aucune autorisation n’est
accordée pour les conférences de presse dont l’objet pourrait aller
à l'encontre de la réputation du Conseil de l'Europe, être préjudiciable
à son impartialité, ou encore être contraire à ses buts fondamentaux.
Elles se déroulent dans les lieux prévus à cet effet, selon indication
fournie par la Division de la communication de l’Assemblée (lorsque
l’Assemblée est en session, en principe en salle 1 du Palais de
l’Europe). Seuls les journalistes dûment accrédités ont le droit
de poser des questions.
34. Les tournages sont permis
dans le contexte des travaux parlementaires et des activités de l’Assemblée,
sauf dans les lieux dûment signalisés, en particulier dans le Bar
des parlementaires. Un tournage dans les bureaux d’une délégation
nationale est soumis à l’autorisation préalable de la délégation
concernée.
35. En dehors des sessions
de l’Assemblée, notamment s’agissant des réunions de la Commission
permanente et des commissions de l’Assemblée qui se tiennent dans
d’autres enceintes qu’au Palais de l'Europe, la Division de la communication
de l’Assemblée détermine les règles spécifiques qui s’appliquent
à l’accès et aux activités des journalistes et représentants de
la presse et des médias.
VIII. Mesures
d’exécution
36. Toute personne se trouvant,
sans motif sérieux, dans un espace auquel elle n’a pas accès, ou
dont le comportement compromet le bon déroulement des activités
de l’Assemblée, pourra, à la demande du Président/de la Présidente
de l’Assemblée parlementaire ou du/de la Secrétaire Général(e) de
l’Assemblée, être expulsée et se voir interdire définitivement l’accès
au Conseil de l'Europe, notamment au Palais de l’Europe.
37. Le Président/la Présidente
de l’Assemblée parlementaire ou le/la Secrétaire Général(e) de l’Assemblée
peut demander à la Direction générale de l’administration/Direction
des services généraux de refuser l’accès au Palais de l’Europe ou
à tout autre bâtiment du Conseil de l'Europe, en particulier le
Bureau du Conseil de l'Europe à Paris, à toute personne pour laquelle
il/elle a été informé(e), ou a des raisons sérieuses de penser,
qu’elle pourrait avoir un comportement de nature à troubler les
activités de l’Assemblée ou de ses commissions.
38. Des orientations sur toutes
les questions couvertes par les présentes règles et toutes les situations
susceptibles de découler de leur application peuvent être demandées
au/à la Secrétaire Général(e) de l’Assemblée parlementaire.
ii.Utilisation de la salle des séances
et des salles de réunion
(Règles et critères approuvés par le Bureau de l’Assemblée
le 13 décembre 1968)
1. Salles des
séancesLa salle des séances ne peut être utilisée
sans le consentement du Président. En donnant ce consentement, le
Président tient compte des critères ci-après qui ne constituent
pas une obligation absolue, mais doivent l’aider dans son choix:
— l’utilisation
de la salle des séances n’est accordée que pour des réunions (à
l’exclusion de cours et de conférences); en dehors des sessions,
des visiteurs peuvent pénétrer dans la salle des séances s’ils sont
accompagnés d’un membre du Secrétariat;
— les réunions mentionnées
ci-dessus doivent être de caractère international et plus particulièrement
européen;
— bénéficient d’une
préférence:
a. les organisations
ayant un statut consultatif auprès du Conseil de l’Europe;
b. les réunions dont
l’objet figure au rôle de l’Assemblée ou fait partie du mandat du
Conseil de l’Europe;
— l’utilisation
de la salle des séances n’est pas accordée pour des réunions dont
l’objet pourrait aller à l’encontre de la réputation du Conseil
de l’Europe ou être préjudiciable à son impartialité, ou encore
être contraire à ses buts fondamentaux;
— aucune réunion
à caractère commercial ne peut avoir lieu dans la salle des séances.
2. Salles
de commission et autres salles de réunion (y compris celles
dépendant de la Direction de la communication)
Entre les sessions, l’utilisation des
salles de commission est accordée par le Secrétaire Général conformément
aux besoins des divers organes du Conseil de l’Europe.
Pendant les sessions, il y a lieu de
distinguer deux catégories de réunions:
— Réunions officielles
Le Secrétaire général de l’Assemblée
donne couramment suite – dans la limite des disponibilités – à toute
demande de salle de commission présentée par le Président de l’Assemblée,
les Présidents de commissions, les Présidents de sous-commissions,
les Présidents de groupes politiques, les Présidents de délégations
nationales ou par le Secrétariat Général du Conseil de l’Europe,
à condition que la demande concerne une réunion officielle d’un
organe reconnu du Conseil.
La priorité est accordée aux réunions
des organes de l’Assemblée qui, cependant, ne doivent pas se réunir
alors que l’Assemblée elle-même est en séance, à moins d’une autorisation
expresse du Président de cette dernière.
— Réunions non officielles
Les personnes mentionnées ci-dessus,
ainsi que tout membre de l’Assemblée peuvent demander d’utiliser
une salle de commission afin d’y tenir une réunion non officielle,
à condition de faire clairement état du but de cette réunion. La
responsabilité de satisfaire de telles demandes appartient au Président
de l’Assemblée qui délègue ses pouvoirs en la matière au Secrétaire
général de l’Assemblée, étant entendu que celui-ci en référera au
Président en cas de doute
.
Le Président ou le Secrétaire général
de l’Assemblée accordera l’utilisation de salles de commission sur
la base des critères énumérés ci-dessus au paragraphe I, alinéas
2, 3 et 4, et en conformité à la règle générale que de telles réunions
ne se tiennent pas alors que l’Assemblée elle-même est en séance.
Ces critères ne constituent pas une
obligation absolue, mais sont destinés à aider le Président et le
Secrétaire général de l’Assemblée à prendre leur décision.
Si, après avoir examiné la situation
à la lumière des critères ci-dessus, le Président ou le Secrétaire
général de l’Assemblée décide de donner satisfaction à une demande
présentée par un membre de l’Assemblée ou un groupe de membres,
il doit être clairement entendu que ce membre ou ces membres portent
seuls la responsabilité du déroulement de la réunion et que cette
responsabilité ne peut en aucun cas être attribuée au Conseil de
l’Europe.
3. Incidences
financièresLe règlement financier concernant l’utilisation
de la salle des séances et des salles de commission fait partie
des responsabilités du Secrétaire Général du Conseil de l’Europe
qui décide du montant des frais remboursables conformément aux principes
adoptés par le Comité des Ministres.
Les présentes dispositions ne modifient
en aucune manière les arrangements spéciaux conclus avec certaines
organisations, par exemple le Parlement Européen et l’Union de l’Europe
Occidentale, ni la pratique en vigueur concernant l’utilisation
de la salle de réunion du Comité des Ministres.
iii.Utilisation par des tiers des bureaux
des groupes politiques
(Décision du Bureau de l’Assemblée du 17 mars 1977)
Les groupes politiques ne peuvent mettre
leurs bureaux à la disposition de tiers que si au moins un membre
du groupe assiste à la réunion et en assume la responsabilité.
